28.01.2020

Zo maak jij de collegeverklaring beter

‘As we speak’ zijn veel gemeenten bezig met het voorbereiden van de collegeverklaring voor de jaarlijkse ENSIA-audit op het gebied van informatiebeveiliging. In zekere zin een speciale ‘editie’, aangezien het de laatste is in het kader van de BIG, die nu is overgegaan in de BIO. En als overheden dan toch een verbeterslag gaan maken, hebben wij er ook nog één: de presentatie van de ENSIA-collegeverklaring.

Passend jasje

De ervaren ENSIA-auditors van SafeHarbour hebben natuurlijk al heel wat verklaringen voorbij zien komen. Het gros daarvan komt zeker niet voor een design award in aanmerking. Nu zal de gemiddelde ENSIA-coördinator daar niet wakker van liggen, zolang de juiste data er maar in staan. En die data er juist in staan. Maar waarom giet je die data, inclusief bijlagen en verklaring, niet eens in een passend en toch al beschikbaar jasje, namelijk de gemeentelijke huisstijl? Argumenten hiervoor gaan wat ons betreft verder dan louter esthetische.

‘Documenthygiëne’

We weten allemaal dat informatie toegankelijker wordt wanneer deze op een aansprekende manier wordt gepresenteerd. Dat is prettig voor de uiteindelijke eindgebruikers, maar in het geval van de collegeverklaring ook voor de informatieverwerkers en -beoordelaars. Een betere leesbaarheid vermindert tegelijk de kans op onnodige fouten bij het overnemen dan wel verwerken van de gegevens. Daar komt bij dat alle betreffende documenten niet alleen bedoeld zijn voor horizontale verantwoording, lees: intern gebruik, maar ook voor verticale, en daarmee voor extern gebruik (Logius en SZW).

Minder fouten

Ook om die reden is het niet anders dan logisch om de uitstraling van de collegeverklaring op één lijn te brengen met andere documenten die in de huisstijl worden opgemaakt. Dus betrek je collega’s van communicatie er eens bij! Dat heeft als bijkomend voordeel dat ook zij er nog eens naar kijken vanuit een heel ander perspectief. En daarmee de kans op fouten nog verder terugbrengen. Bijvoorbeeld bij verwijzingen naar TPM’s en diverse kenmerken die ook moeten overeenstemmen met die van het eigen DMS. De Raad zal een dergelijk initiatief in elk geval zeker niet wegstemmen!

Neem gerust contact met ons op

SafeHarbour heeft onafhankelijke, gecertificeerde auditors (RE’s) beschikbaar die voor jouw organisatie audits uitvoeren. Zo kun je vertrouwen op de kwaliteit van jouw bedrijfsprocessen en systemen. Wij ondersteunen je met diverse audits. Neem voor een vrijblijvend gesprek contact op met één van onze specialisten.

Categorie: Kennis

Gerelateerde producten

ENSIA-audit