18.11.2019

Zelfevaluatie BRP en PNIK: In 3 stappen van goed naar beter

Slaagt jouw gemeente dit jaar voor de verplichte Zelfevaluatie Basisregistratie Personen (BRP) en de Zelfevaluatie Paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten (PNIK)? Met de juiste hulp; ongetwijfeld. Maar, waar begin je? Sinds 1992 bestaat er al een normenkader voor de toenmalige GBA en de reis- en waardedocumenten. Wat begon als een verplichte driejaarlijkse audit is nu een jaarlijkse zelfevaluatie. Hoe ga jij hier, op basis van het resultaat, verder mee en welke 3 stappen kun je maken om te zorgen dat je volgend jaar beter scoort?

Op dit moment lopen twee stelsels naast elkaar. Ten eerste de vragen uit de kwaliteitsmonitor van de Rijksdienst voor identiteitsgegevens (RvIG) die gericht zijn op de inhoudelijke aspecten van de BRP en de PNIK. Ten tweede hebben we de vragenlijst uit de ENSIA. Jaarlijks moeten beide vragenlijsten voor 31 december zijn ingevuld en krijg je het resultaat. Hoe scoor je volgend jaar weer goed en liever nog iets beter? De eisen worden ieder jaar immers weer aangepast.

Als je naar de scores van de evaluatie kijkt kun je zien dat veel gemeenten overeenkomstige resultaten hebben. Veel gemeenten hebben ook de gezonde ambitie om ieder jaar toch iets beter te scoren.
Het realiseren van deze ambitie valt echter niet altijd mee. Hieronder drie concrete tips zodat jij continue kunt verbeteren.

1. Beleg het eigenaarschap

Het onderhoud van een handboek, bestaande uit beleid en procedures is veelal belegd bij één of twee personen. Wanneer je het onderhouden van je handboek in onderdelen opsplitst en daar iemand bij zoekt die dit deel voor zijn/haar rekening neemt, verpreid je het onderhoud van het beleid en de procedures over meer personen. Dit draagt bij aan een bredere betrokkenheid. Denk aan aandachtgebieden als:

  • Identificatie en machtigen (documentherkenning, en identificatie)
  • Uitgifte van documenten en vernietiging
  • Inhoudelijke controles BRP (kwaliteitsmonitor en vergelijking met brondocumenten)

2. Maak een controleplan

Het hebben van een handboek is goed, maar het is veel belangrijker dat je toetst of het beleid en de procedures ook worden nageleefd. Interne controles geven jou dit inzicht. Wanneer je verschillen constateerd, kun je deze analyseren. Het kan zijn dat medewerkers de procedures niet kennen of niet willen naleven, maar het kan ook zijn dat de randvoorwaarden niet aanwezig zijn om aan de procedures te voldoen. Door inzicht te hebben in een oorzaak kun je gericht verbeteringen doorvoeren.

3. Investeer in kennis

De BRP en de PNIK zijn kennis intensieve vakgebieden waar jaarlijks het nodige in veranderd en waarbij het ook nog eens van belang is dat je eigenlijk geen fouten maakt. Dit vraagt om kwalitatief goed opgeleide medewerkers met actuele kennis. Je kunt gebruik maken van het opleidingsprogramma burgerzaken, waardoor je per functie/rol vaststelt welke modules nodig zijn. Wanneer je medewerkers koppelt aan de profielen die zo zijn ontstaan, weet je wie welke module moet volgen. Zo ontstaat feitelijk een opleidingsplan.

Hoe kan IC Content je verder ondersteunen?

  1. Maak gebruik van de rechten binnen IC Content om eigenaarschap te beleggen per aandachtsgebied. Gebruik de optie om een status mee te geven aan een artikel zodat je aan het artikel kunt zien of het artikel concept, definitief is of verlopen. Zo blijft ook de eigenaar in control over de actualiteit van zijn / haar aandachtsgebied.
  2. Maak gebruik van de controleverslagen uit het hoofdstuk naleving en plan deze periodiek in met de taken module. Zo houd je zicht op de status van alle controles die gedaan moeten worden.
  3. Maak gebruik van het artikel “Kennis en vaardigheidseisen” om per functie/rol een opleidingsprofiel te maken.

Categorie: Kennis Nieuws

Gerelateerde producten

ENSIA-audit

IC Content

Wbp / AVG