Welkom!

De supportdesk van SafeHarbour staat van maandag tot en met vrijdag van 8.00 tot 18.00 uur voor je klaar om antwoord te geven op jouw vragen. Via het supportdesk-onderdeel veelgestelde vragen treft je allerlei handigheden rondom de SafeHarbour-oplossingen. De tutorials gaan in op handige functionaliteiten binnen het Privacy Management Systeem (PMS) IC Content.

Wil je contact met een van onze medewerkers? Vul dan het support-formulier in. Uiterlijk binnen twee werkdagen ontvangt je een reactie. Ook telefonisch zijn wij bereikbaar via telefoonnummer 085 – 30 30 279.

Graag helpen wij je snel (weer) op weg met de oplossingen van SafeHarbour!

Support nodig?

Binnen 2 werkdagen hulp

Bestanden toevoegen

  1. Ga naar Beheer > Artikelen.
  2. U komt nu in het
  3. Kies rechtsboven voor
  4. Ga met uw muis achter de categorie staan, waar u het bestand wilt toevoegen.
  5. Klik op
  6. Klik op Nieuw bestand toevoegen.
  7. De IC Content Editor voor bestanden wordt automatisch geopend.
  8. U kunt bovenin de titel van het bestandsartikel invoeren.
  9. In het midden ziet u een vierkant met de tekst: Versleep een bestand naar dit vlak of klik hier om een bestand te uploaden.
  10. U kunt hier een bestand naar toe slepen of u kunt op het vierkant klikken en dan kunt u een bestand kiezen uit een map of schijf op uw computer.
  11. Het bestand wordt automatisch geüpload.
  12. Klik op de button

https://help.mijnscienta.nl/Articles/article/CO535e57ed60dc54.33678890

Artikelen publiceren en depubliceren

  1. Ga naar Beheer > Artikelbeheer.
  2. Open het artikel.
  3. Rechts ziet u een kop Instellingen.
  4. Zet het vinkje bij gepubliceerd uit om een artikel te depubliceren en vink het weer aan om het artikel te publiceren.
  5. Klik op de button Opslaan.

Een andere mogelijkheid, of wanneer meerdere documenten geactiveerd of gedeactiveerd moeten worden:

  1. Ga naar Beheer > Artikelbeheer.
  2. Zet een vinkje bij de artikelen die u wenst te (de)publiceren.

Kies bovenin uw scherm voor publiceren of depubliceren.

Printen en downloaden

  1. Open het artikel.
  2. Klik op de button Meer opties (drie rondjes).
  3. Kies voor Downloaden of Printen.

Downloaden

  1. Kies voor Downloaden.
    • Een tekstartikel wordt naar Word geëxporteerd. Een stroomdiagram wordt een afbeelding en een bestand wordt geopend in het originele bestandstype.
  2. Wanneer de beheerder meerdere export templates heeft ingesteld, kunt u aangeven welk template u wenst te gebruiken.
  3. Klik op de button Openen.
  4. Sla het bestand op.
    1. Zoek de locatie op waar u het bestand wil opslaan.
    2. Sla het bestand op als een MS Word (.doc\.doxc) bestand.
  1. U kunt in het bestand werken.

Printen

  1. Kies voor Printen.
  2. Selecteer de printer en kies voor Afdrukken.
  3. Het artikel wordt afgedrukt.

Overzicht van mijn acties

  1. Vanuit IC Content is een e-mail met een link naar de actiedetails verstuurd
  2. Klik op de link
  3. Login op IC Content
  4. Bekijk de actiedetails en voer deze zo nodig uit

In de IC Content omgeving is het zichtbaar als volgt:

  1. Log in op de omgeving
  2. Klik bovenin de menubalk op Mijn taken.
  3. U komt nu in het overzicht.

https://help.mijnscienta.nl/Articles/article/959

Hoe controleer ik de voortgang van toegewezen taken?

  1. Log in als beheerder van IC Content
  2. Ga naar
  3. Klik bovenin de menubalk op
  4. Klik op het tabblad
  5. U komt nu in het overzicht met de openstaande taken.

De volgende informatie wordt weergegeven:

  • De titel van het artikel waar de taak voor is en de categorie waarin het artikel zich bevindt.
  • Het type taak.
  • De uitvoerder: degene(n) die de taak gaan uitvoeren of hebben uitgevoerd.
  • De deadline: dit is een flexibele optie. Deze kolom kan eventueel gewisseld worden naar de aanmaakdatum of laatst bewerkte datum.
  • De status van de taak.
  • Wanneer u met uw muis op de taak gaat staan, kunt u de taak-details openen.

Taak aanmaken

  1. Ga naar Beheer > Taken.
  2. Klik op het tabblad Takenbeheer.
  3. Klik rechts bovenin op de button Start nieuwe taak.
  4. Kies voor een van de volgende typen:
    • bewerkverplichting
    • formulier-taak
    • wijzigingsvoorstel
    • reviewverplichting
    • leesverplichting
  5. Er opent een nieuw scherm.
  6. Bepaal of de taak direct aangemaakt moet worden of ingepland wordt
  7. Selecteer het artikel waar de taak betrekking op heeft
  8. Voeg de taak eventueel toe aan een werklijst
  9. Bepaal door wie de taak uitgevoerd dient te worden
  10. Bepaal wanneer de taak uitgevoerd moet zijn (deadline)
  11. Klik rechtsboven op Opslaan.

Vergeten wachtwoord resetten (beheerder)

  1. Ga naar Beheer > Instellingen.
  2. Vink de gebruiker(s) aan waarvan u het wachtwoord wilt resetten.
  3. Klik op de button Wachtwoord resetten.
  4. De gebruiker ontvangt een e-mail met daarin de gebruikersnaam en het nieuwe wachtwoord.

https://help.mijnscienta.nl/Articles/article/502

Vergeten wachtwoord opvragen (gebruiker)

  1. Ga naar uw IC Content omgeving.
  2. Klik rechtsboven op de button Inloggen.
  3. Klik op de link Nieuw wachtwoord aanvragen.
  4. Vul uw E-mailadres in.
  5. Klik op de button Verzenden.
  6. U ontvangt een e-mail met daarin een link om uw wachtwoord op te vragen.
  7. Klik op de link in de e-mail.
  8. U ontvangt direct een e-mail met uw gebruikersnaam en nieuwe wachtwoord.
  9. Ga naar uw IC Content omgeving.
  10. Log in met de gegevens uit de e-mail.

 https://help.mijnscienta.nl/Articles/article/42

Een gebruiker deactiveren of archiveren

  1. Ga naar: Beheer > Instellingen.
  2. U bent nu in het gebruikersoverzicht.
  3. Selecteer de gebruikers die u wilt deactiveren of archiveren.
  4. Klik op de button Deactiveren Archiveren.
  5. Bevestig uw keuze door op de button Ja te klikken.
  6. De gebruiker(s) is/zijn gedeactiveerd of gearchiveerd.

https://help.mijnscienta.nl/Articles/article/85

Hoe kan ik de gegevens van een bestaande gebruiker aanpassen?

  1. Ga naar: Beheer > Instellingen.
  2. U bent nu in het gebruikersoverzicht.
  3. Klik op de naam van een gebruiker.
  4. Bewerk de gewenste gegevens.
  5. Klik op de button Opslaan.

https://help.mijnscienta.nl/Articles/article/84

Nieuwe gebruiker aanmaken

  1. Ga naar: Beheer > Instellingen.
  2. U bent nu in het gebruikersoverzicht.
  3. Klik op de button Nieuw.
  4. Vul bij Naam de voor- en achternaam van de gebruiker in.
  5. Vul een Gebruikersnaam in van minimaal 5 tekens.
  6. Vul het E-mailadres van de gebruiker in.
  7. Vink Ontvang e-mail aan. De gebruiker ontvangt berichten van IC Content voor bijvoorbeeld taken.
  8. Vink Geactiveerd aan. De gebruiker is nu geactiveerd en kan inloggen.
  9. Vul een Wachtwoord in. Kies hier voor een veilig wachtwoord, wat uit minstens 6 tekens bestaat en zowel getallen als kleine- en hoofdletters bevat. Aan de rode, oranje of groene kleur die nu verschijnt, kunt u zien hoe sterk uw wachtwoord is. Wanneer u geen wachtwoord invoert, maakt IC Content automatisch een veilig wachtwoord aan.
  10. Selecteer bij Applicatietaal indien gewenst een andere taal.
  11. Klik op selecteer Gekoppelde groepen en voeg de groep toe waarin u de gebruiker wenst toe te voegen. In het artikel, leest u wat de verschillende groepen inhouden.
  12. Vul indien gewenst de persoonlijke en zakelijke gegevens en social profielen in. De gegevens die niet ingevuld worden, worden niet getoond in het profiel.
    • Persoonlijk: geslacht, geboortedatum, biografie.
    • Zakelijk: telefoonnummers, afdeling, functie, beschikbaarheid etc.
    • Social: het LinkedIn, Twitter en/of Facebook profiel.
  13. Klik op de button Opslaan.
  14. De gebruiker ontvangt een e-mail met daarin zijn/haar gebruikersnaam en wachtwoord.

https://help.mijnscienta.nl/Articles/article/84

Gebruiker toevoegen

  1. Ga naar Beheer > Instellingen.
  2. U bent nu in het gebruikersoverzicht.
  3. Klik rechts op de button Nieuw.
  4. Vul de gegevens in.
  5. Vink Ontvang e-mail aan. De gebruiker ontvangt nu een e-mail met zijn gebruikersnaam en wachtwoord, wanneer u op opslaan klikt.
  6. Selecteer de groep waaraan de medewerker toegevoegd moet worden. Dit staat standaard ingesteld op gebruikers. Wanneer u een medewerker in een andere groep wenst toe te voegen, klikt u op Selecteer gekoppelde groepen en sleept u de juiste groep naar links. Vervolgens klikt u op de button Toepassen.
  7. Klik op de button Opslaan.

Aanpassen eigen profiel en gegevens

  1. Klik rechtsboven op het icoon met de persoon.
  2. Klik op Mijn account.
  3. Kies voor Bewerk account.
  4. Bewerk uw gegevens.
  5. Klik rechtsboven op Opslaan.

https://help.mijnscienta.nl/Articles/article/38

Aanpassen beveiligingsinstellingen van mijn omgeving

Ga naar Beheer > Instellingen > Configuratie.
Pas de instelling naar wens in. Het gaat om de instellingen:

  • Toegestane IP-adressen
  • Beveiligingsinstellingen
  • Toegestane bestandsextensies
  • Support op afstand en onderhoud
  1. Ga naar Beheer > Instellingen > Configuratie.
  2. Kies bij Logo-actie voor Nieuw logo uploaden.
  3. Klik op de button Bestand kiezen.
  4. Zoek het bestand op en klik op Openen.
  5. Kies rechtsboven voor Opslaan.

https://help.mijnscienta.nl/Articles/article/101

Risico-overzicht printen

  1. Ga naar het hoofdtabblad “Overzichten”
  2. Klik op tabblad “risico’s”
  3. Selecteer de naam van de “verantwoordelijke” of zoek op basis van ‘status’
  4. Klik op “zoeken”
  5. Na het verschijnen van de lijst van de risico’s klik op “download”
  6. Sla de excel-sheet op volgens de aanwijzingen
  7. Na het opslaan kun je het overzicht via excel bekijken

Controleren welke risicoanalyses zijn

  1. Open het tabblad risicoanalyse, die bij het proces hoort, welke je controleren wilt;
  2. Zoek het soort risico op dat bij het proces hoort en je wilt controleren;
  3. Kijk naar de optie “gedefinieerd”. Als de bullet aangevinkt is, dan is de risicoanalyse opgeslagen;
  4. Kijk naar de opties “kans op optreden, impact en waarde”. Als naast deze opties een numerieke waarde staat dan is de risicoanalyse volledig ingevuld.

Risicoanalyse uitvoeren

  1. Je kunt pas een risicoanalyse doen wanneer de volgende onderdelen in IC Control zijn verwerkt:
    • Processen, met bijbehorende verwerkingen en extra informatie
    • BIA en/of PIA
  1. Open het menu-onderdeel “processen”;
  2. Vul de informatie in rondom een proces
  3. Klik op BIA/PIA vragenlijsten (icoontje naast het proces)
  4. Naast de BIA/PIA vragenlijst is een derde tabblad “risicoanalyse”
  5. Op de lijst van risico’s, klik je op het “risicodetail”
  6. Open het tabblad risicodetail
  7. Ga invullen de “kans op optreden”
  8. Ga invullen de “impact”
  9. Het veld “waarde” wordt zelf berekend aan de hand van de eerder ingevulde waarde van kans x impact
  10. Bepaal de prioriteit zelf met de kleurencode
  11. Indien bestaat vul de restrisico’s in
  12. Er kan gekozen worden tussen “geaccepteerde of niet geaccepteerde risico
  13. Indien geaccepteerd is mogelijk om de argumentatie aan te geven waarom deze risico acceptabel voor het bestuur
  14. Er kan gekozen worden tussen openstaand (nog af te handelen) of afgerond (afgehandeld) risico.
  15. Klik op “opslaan”
  16. Klik op “sluiten”

Overzicht van mijn acties

  1. Vanuit IC Control is een e-mail met een link naar de actiedetails verstuur uit IC Control naar de toegewezen verantwoordelijke
  2. Klik op de link
  3. Login in IC Control
  4. Bekijk de actiedetails en voer deze zo nodig uit

Voortgang toegewezen acties controleren

  1. Log in als beheerder van IC Control
  2. Open het menu-onderdeel dashboard
  3. Rechtsonder zie je een overzicht van de toegewezen, lopende en afgeronde acties.

Actie toewijzen aan derde

  1. Open het menu-onderdeel “acties”
  2. Klik op “nieuw”
  3. Kies de naam van degene aan wie je de actie wil toekennen onder de “verantwoordelijke”
  4. Kies uit de lijst van “actietype” wat de verantwoordelijke moet doen met de toegewezen actie
  5. Kies een nummer uit de optie ‘nummer” (optioneel)
  6. Geef een “einddatum” aan de actie
  7. Geef een “herinneringsdatum” (optioneel)
  8. Kies uit de lijst van “Maatregelen”
  9. Voeg een eigen “omschrijving” toe
  10. Vul je “opmerkingen” in (optioneel)
  11. Wanneer deze actie “terugkerend” kun je dit aanzetten en de terugkeerdatum “in dagen” aangeven
  12. Klik op “opslaan”

Invullen PIA

  1. Open het menu-onderdeel “mijn organisatie”
  2. Open het tabblad “BIA PIA instellingen”.
  3. Ga naar de lijst met “PIA vragen”
  4. Vul de lijst in

Invullen BIA

  1. Open het menu-onderdeel “mijn organisatie”
  2. Open het tabblad “BIA PIA instellingen”.
  3. Klik op “ga naar de lijst met BIA vragen”
  4. Vul de lijst in

Beschikbare frameworks

  1. Open het menu-onderdeel “mijn organisatie”
  2. Open het submenu-onderdeel “frameworks”. Je ziet nu welke frameworks beschikbaar zijn en welke ‘actief’ zijn
  3. Klik op een van de oogjes in de kolom “acties” om frameworks te activeren of te deactiveren
  4. Vul de datum van activatie in
  5. Klik op “opslaan”

Functie van een gebruiker invullen

  1. Open het menu-onderdeel “mijn organisatie”
  2. Open het sub-tabblad “gebruikers”
  3. Klik op het potlood naast de naam van de gebruiker “acties” dan gaat een formulier openen
  4. Vul de functienaam in
  5. Klik op “opslaan”

Gebruiker toevoegen

  1. Open het menu-onderdeel “mijn organisatie”;
  2. Open het tabblad “gebruikers”;
  3. Klik op “nieuw”;
  4. Vul de naam, achternaam, taal, emailadres en gebruikersrol in;
  5. Klik op “opslaan”

Overige details invullen

  1. Open het menu-onderdeel “mijn organisatie”
  2. Maak keuze uit de diverse opties onder de “overige details”
  3. Vul de KVK-gegevens in
  4. Vul, indien bekend, de gegevens van de BIA-impact niveau (tussen 1-5) in
  5. Vul de gewenste aantal dagen voor een reminder in
  6. Klik op “opslaan”

Aanpassen gegevens van mijn organisatie

  1. Open het menu-onderdeel “mijn organisatie”
  2. onder “Adresgegevens ”
  3. Vul de gegevens in
  4. Klik op “opslaan”