25.05.2020

De do’s voor het actualiseren van processen

Als er iets is wat de deze periode heeft blootgelegd, dan is het wel onze aangeboren behoefte om zaken gestructureerd aan te pakken. Denk bijvoorbeeld aan supermarkten waar het personeel al improviserend vrij snel tot oplossingen komt die daarna uitgroeien tot sectorbrede handreikingen. Door deze vast te leggen, zijn niet alleen ieders taken op dit moment duidelijk, maar kun je er in de toekomst bij een eventuele nieuwe calamiteit op teruggrijpen. Al zul je die dan te zijner tijd wel moeten aanpassen aan de dan geldende omstandigheden.

In onze dagelijkse werkpraktijk werkt dat niet anders. Althans, als het goed is. Want lang niet alle processen zijn volledig in kaart gebracht en ook actualisatie laat vaak te wensen over.

De huidige Corona-crisis heeft ertoe geleid dat procedures blijken te ontbreken of niet actueel meer zijn. Ook als het nu juist drukker is, kunnen bijgewerkte procedures de broodnodige efficiency verhogen. Vanwege de afstand die richting de werkplek en collega’s is ontstaan, kun je bovendien net wat objectiever naar processen en procedures kijken, wat de kwaliteit ten goede komt. Daarnaast vraagt het verbeterplan voortkomend uit de ENSIA-audit ook een vernieuwingsslag op de procedures om te voldoen aan de gestelde normen. Maar kijk uit! Ga niet meteen aan de slag, maar neem de volgende tips in acht om procedures zo te maken dat ze überhaupt nodig, werkbaar en realistisch zijn:

Zorg ervoor dat procedures niet uitdijen tot papieren tijgers

Ons advies is om de procedure niet aan te vullen of aan te scherpen, maar te herschrijven. We zien in de praktijk regelmatig dat het anders met input van diverse collega’s de procedure alle kanten uitschiet, wat veelal een ingewikkelde en niet te begrijpen procedure tot gevolg heeft.

Schrijf geen procedures om de procedures te schrijven vanwege de auditlast

Breng focus aan. Richt je op de procedures die het meest worden gebruikt en het meeste effect hebben op de kwaliteit. Pas daarna kan je je richten op de compliancy.

Toets de uitvoerbaarheid

Er zit een groot verschil tussen een procedure die in het hoofd van een collega zit en de daadwerkelijke uitvoering ervan. Zorg er daarom voor dat de procedure ook voor andere collega’s te begrijpen is en daardoor uitvoerbaar.

‘Eerstelijnscontrole’ inbouwen

Neem daarnaast meteen al een stukje ‘eerstelijnscontrole’ in de beschrijving mee. Pas bijvoorbeeld het vierogenprincipe toe bij elke keer dat je een gebruiker opvoert of er mutaties op die gebruiker plaatsvinden. Actualiseren van bestaande processen is overigens nodig, omdat ook procedures een beperkte ‘levensduur’ hebben. In de regel is dat ongeveer een jaar. Om te bepalen of er voor iets procedures of procesbeschrijvingen bestaan en of ze aan herziening toe zijn, kun je onder andere onze tool IC Content raadplegen. De zoekfuncties helpen je de relevante artikel te vinden.

Dashboards en taaklijsten

Tot slot kunnen we ons voorstellen dat je als CISO de proceseigenaren wat zult moeten stimuleren. Je zou bijvoorbeeld aan een award kunnen denken voor wie er het meest voortvarend mee aan de slag gaat. IC Content stelt je in staat om aan artikelen een status toe te kennen en een levensduur waardoor je de actualiteit kan bewaken en kan borgen dat procedures en beschrijvingen ook actueel blijven. Wanneer actualisatie nodig is kan je als proceseigenaar eenvoudig taken toekennen. Zeker in de nieuwe release, later dit jaar, waarin taken ook geautomatiseerd kunnen worden aangemaakt wanneer een procedure verloopt.

Lees ook: Zo maak je werklijsten aan in IC Content

Met IC Content ben je altijd actueel en kun je gebruik maken van de processen die wij al voor je hebben uitgeschreven. Maak nu een afspraak voor een vrijblijvende demo. Wij doen je zo snel als mogelijk een vrijblijvende offerte toekomen. Ook voor andere vragen staan wij graag voor je klaar! Je kunt ons bereiken via telefoonnummer 085 – 30 30 279 of per e-mail naar info@safeharbour.nl