01.04.2020

Corona en privacy: de rol van de privacyfunctionaris

Door: Martijn van der Veen

In deze crisistijd komt er veel op organisaties af. Wie gaan er thuiswerken? Hoe kunnen we onze dienstverlening op peil houden? Zijn er al besmette collega’s? Om andere medewerkers te beschermen, willen werkgevers desnoods rigoureuze maatregelen nemen. Veel vragen raken privacy van medewerkers. Hoe kan je als privacyfunctionaris adviseren over hoe, ondanks alles, de privacy van medewerkers beschermd blijft?

Actieve rol
Ons advies: neem een actieve rol aan als het gaat om de bewustwording van privacy bij diverse collega’s, houd oog voor de positie van de werkgever, trek op met je partners en adviseer op basis van onderzoek. Realiseer je bij de advisering dat je werkgever onder grote druk staat. Dienstverlening moet zoveel mogelijk doorgaan en een werkgever wil adequaat en vlot reageren op de situatie. Zeker als een medewerker ziek is, wil je voorkomen dat anderen besmet raken. Enerzijds wordt van werkgevers verwacht dat zij goed zorgen voor al hun personeel. Anderzijds ben je als werkgever juridisch gebonden en mag niet zomaar zelf medewerkers testen op besmetting of op de man af vragen wat die mankeert.

Denk mee in plaats van ‘nee’
Wijs als privacyfunctionaris niet te snel en uitsluitend naar de wet of uitspraken van de Autoriteit Persoonsgegevens. Een werkgever of leidinggevende is naast de arbeidsrechtelijke verhouding ook ‘gewoon’ een collega en staat onder grote druk. Onbegrip kan ontstaan door bepaalde privacykaders of intern beleid. Niet iedereen is in detail op de hoogte van de AVG. Jouw rol is te adviseren en te instrueren waar nodig. Draag een oplossing aan, ook als hier bepaalde kanttekeningen voor gelden. Dan wordt jouw advies sneller ter harte genomen.

Benader betrokken collega’s actief en werk nauw samen
Als het gaat om het beoordelen en implementeren van maatregelen heeft een privacyfunctionaris een aantal belangrijke partners: verantwoordelijke bestuurder(s), de CISO en de afdelingen HR en Communicatie. Door de snelheid waarmee maatregelen genomen worden en onzekerheden die blijven bestaan, kunnen medewerkers zich overvallen voelen. Zorg dat je tijdig wordt betrokken door deze afdelingen actief te benaderen en te wijzen op jouw rol en advies als privacyfunctionaris.

Blijf wijzen op privacybescherming
Als het gaat om de inzet van technische hulpmiddelen om de productiviteit of locatie van medewerkers te bepalen, zal de besluitvorming langs de medezeggenschapsraad moeten lopen. Blijf wijzen op het belang van privacybescherming en het perspectief van de individuele medewerker. Houd tot slot de lijnen met de bedrijfs- of arboarts open en zo kort mogelijk.

Lees je goed in officiële informatie in
Het kan jou als privacyfunctionaris tijd kosten om duidelijk te krijgen welke ruimte privacyregels geven. Veel blogs geven professionele opinies, maar raken snel gedateerd. Zo publiceerde de EDPB op 19 maart een persbericht met een redelijk ruim standpunt over de verwerking van persoonsgegevens, dat in een update van 23 maart een stuk minder ruimte gaf. Neem de tijd om de officiële informatie te interpreteren.

Ook al is sprake van een crisis, bepaalde privacy grenzen zijn duidelijk en veranderen niet snel. Van een aantal zaken is zonder meer helder dat een werkgever dat niet mag doen, zoals zijn medewerkers vragen of ze coronaklachten hebben. Hetzelfde geldt voor op eigen houtje tests afnemen, inclusief temperaturen en medische klachten in een dossier registreren. Dat betekent niet dat een werkgever niets mag doen. Expliciet wijzen op gedrags- en hygiënemaatregelen of medewerkers vragen elkaar aan te spreken als (directe) collega’s symptomen hebben kan wel.

Voer een Privacy Impact Assessment (PIA) uit
Door de coronacrisis is er sprake van thuiswerken, monitoren van medewerkers of het registreren van zieken. Voer voordat een dergelijke verwerking start een PIA uit. Kijk naar de impact op het individu en de organisatie voor zowel de korte als de lange termijn. Het uitvoeren van een PIA kan verplicht zijn en hoeft niet lang te duren!

Tot slot
Benadruk dat werkgevers rechten hebben om grip te houden op de situatie, zoals een medewerker preventief te verplichten thuis te werken of de bedrijfsarts te bezoeken. Er is veel mogelijk zonder in conflict te komen met privacyregels.  In IC Content privacy vind je  onder andere een actuele factsheet terug over corona en privacy. Indien je niet over de privacy module beschikt in IC Content kun je de meest actuele versie bij ons aanvragen. Heb je behoefte om met experts over dit onderwerp te sparren of hulp nodig bij een PIA? Bel ons gerust op 085 – 30 30 279 of stuur een e-mail.

Lees de meest actuele informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens

Categorie: Privacy